コピーライターにもフランクリン・プランナーがオススメの理由。人生をマネージメントしよう。
コピーライターの日常は、クライアントからのイレギュラーな要望やスケジュール無視の対応に追われ、デザイナーからのオーダーに追われ、上がってきたカンプの校正に追われ、その合間にコピーを書いて、企画を考えて、アイデアを出して、打ち合わせをして…。まとまった時間が作れないし、まったく集中できないし、そんなときに声を掛けられようものなら、「ウルサイ」といってしまうのが日常。
それでもなんとかコントロールしようとしなければ、毎日仕事に振り回されて、エンドレスで仕事をし続けることになっていきます。
コピーライターに取って、スケジュール管理は必須のタスクなのです。
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365日、24時間、コピーライター。
そもそも案件ごとにスケジュール表を作って管理していたものの、一日にやるべき仕事の管理はしていませんでした。
締め切りに合わせて作業をはじめて、終わったら即、次の仕事にとりかかる。仕事はいくらでも回ってくる。
一生仕事は終わることのないものだと思っていました。
そもそもコピーライターというのは仕事ではなく、ライフスタイルだと思っていたので、当時はまったくそれが当たり前でした。
それでもアイデアを考える時間や、企画を考え企画書を作る時間がなかなか確保できません。
アイデアはどこでも考えられるので、電車に乗っていても、家でテレビを見ていても、お風呂に入っていても、布団に入ってからでも常に考えていて、思いついたらメモする。ということで凌いでいましたが、企画を立てて企画書を作成する時間の確保には苦労しました。
結局誰にもじゃまされない時間を確保するとなると、徹夜をするのが一番集中できるわけです。
それでいいと、思っていました。
タイムマネージメントとの出会い。
いまから約20年前、ネットワークビジネスをやる羽目になったときのこと。
勤めていた広告制作会社の社長がニュースキンに傾倒していて、無理矢理ディストリビューター登録をさせられたのですが、登録の際にフランクリン・プランナー手帳をもらいました。
フランクリン・プランナー手帳を使って、タイムマネージメントをしろということでした。
ところがこの手帳、一筋縄ではいかないシロモノ。
そこで、ニュースキン主催のフランクリン・プランナー手帳の使い方&時間管理のセミナーに参加することになりました。
システム手帳をどうやってシステマチックに使うのか。
長期目標を立て、それをクリアするための中期目標を立て、さらに短期目標を立て、一ヶ月、一週間と目標を細分化して、そのために今日なにをするのかが決まる。
目標に到達するために今日があるわけで、そのための時間を作るために日々のタイムマネージメントをしっかりとやっていく。
目からウロコでした。
のんべんだらりとコピーを書いたり、企画書を作ったり、打ち合わせをしたり、校正をするのではなく、きちんと時間を決めて､その中で終わらせることによって、1時間でも､30分でも、一日の中で時間を作り、長期目標に向けて、今日やるべきことをクリアしていく。
重要で急ぎ〈第一領域〉の仕事をこなすことで日々過ぎていくけれど、重要だけれど急ぎではないこと〈第二領域〉をやらなければ、いつまで経っても前には進めません。
フランクリン・プランナー手帳は、〈第二領域〉をこなす時間を限られた時間の中で確保して、目標に一歩一歩近づいていくための管理をする手帳だったのです。
名前の由来はベンジャミン・フランクリンから。
凧を使って雷が電気だということを証明したということは知っている人も多いと思いますが、政治家、外交官、著述家、物理学者、気象学者という多彩な顔を持った人で、彼の時間管理術は、さまざまな目標達成に向けて、徹底的に洗練されたものでした。それを実践・管理するために作られたのが、フランクリン・プランナー手帳です。
フランクリン・プランナー手帳には、スターター・パックという活用ガイドがあります。それに沿って使うことで、フランクリン・プランニング・システムと呼ばれる効果的なタイム・マネジメントを実践することができるようになり、それによって自分が一番大切なことを実行、実現することができるようになるのです。
価値観を明確にする
まず、自分の価値観・ミッションを明確にします。
スケジュールを管理するのではなくて、自分のあるべき姿を実現するために、日々のマネージメントをしていく。
フランクリン・プランニング・システムと他の手帳の違いは、この一点に尽きます。
ex）家族を大切にする
目標を設定する
価値観やミッションに基づいた目標設定を行い、実現のためのステップを記入します。
ex）年に一度、家族と海外旅行に行く
月間カレンダー・タスクに落とし込む
目標のステップから、毎月のスケジュールに落とし込みます。
ex）月末までに行き先を決めて予約を取る
週間計画を設定する
一週間のスケジュールに落とし込みます。
ex）行き先を決める家族会議を開くための準備をする
日々の計画を設定する
今日なにをするのかを明確にします。
ex）旅行の資料を収集する
フランクリン・プランニング・システムによって、今日すべきことが明確になり、それを一つひとつクリアしていくことで、確実に目標に近づいていくことができるのです。
タイム・マネージメントとの戦い。
セミナーで教わったとおり、システム手帳の機能を使って、長期目標を立て、中期・短期目標から今日のスケジュールへブレイクダウン。
スケジュール管理は圧倒的にラクになったのですが、目標到達が思う通りにはまったく進まず、PDCAを回しては予定を変更し続け、それでも目標が近づいてこないことがイヤになってしまい、結局フランクリン・プランナー手帳を投げ出してしまいました。
そこでシンプルに週間と月間のスケジュール管理だけをしようと思い、普通のシステム手帳に、週間と月間のレフィルだけを夾んで使い続けていました。
そして約10年の月日が経ち、iPhone、iPadが登場すると、タイム・マネージメントは電子化が加速していきます。
Macのカレンダーと、iPhone、iPadを同期。さらにスケジュール管理とタスク管理、情報管理までをアプリで出来るようになりました。
私もあらゆるアプリを試してみては乗り換えて、出来るだけ洗練された管理システムを作ろうとしました。
スケジュール管理は、Macのカレンダー（かつてはiCal）の機能性がイマイチだったので、googleカレンダーや有料アプリを色々と試してみました。
タスク管理は、GTD（Get Things Done）というワークフローの管理手法を実践するための、OmniFocusというアプリを使用。
Macユーザー御用達の管理アプリなのですが、これもフランクリン・プランニング・システム同様、使いこなすのがかなりやっかいなタイム・マネジメント・システムです。
情報管理は、Evernote。書きかけのメモも、資料写真も、webクリッピングも、とりあえずここに放り込んでおけばＯＫ。
様々なファイルをクラウドに同期して、タイム・マネージメントに応じて、必要なときに必要な情報が、いつでも取り出せる。
結局、使うツールとタスクが増えるだけで、ストレスばかりがたまり、まったく効率よくなりませんでした。
AppleWatchのリマインダー機能で、今やるべきことが通知されてくる→iPhoneで内容を確認→iPhoneでは作業できないので、Macで作業→Evernoteのメモを参考に作業して提出→タスクを終了し次のリマインダーを起動
ノマドワーカーにとっては、どこでも仕事ができて便利かも知れませんが、ことタイム・マネージメントということに関していうと、自分で設定したにも関わらず、管理されてる感がすごい。
半年足らずで完全デジタル化は諦めました。
そして普通のシステム手帳に戻ります。
フランクリン・プランナー手帳に戻った理由
仕事のデジタル化にともない、やるべきことが多くなりすぎ、普通のシステム手帳では管理しきれなくなってしまいました。
とはいえデジタル化するのも買えって手間がかかるので、約20年の時を経て、普通のシステム手帳よりワンランク上のタイム・マネジメントができるフランクリン・プランナー手帳に戻しました。
もうひとつ、電通の残業問題のおかげで広告業界の働き方自体が大きくかわり、時間内に仕事を終わらせるというタスクが求められるようになってきました。
それを管理する上で、フランクリン・プランナー手帳はひとつの答えとなっています。
フランクリン・プランナー手帳のメリット
日々の作業に優先順位をつけ、価値観を明確にすることができる
時間に重点を置くのではなく、結果を出すことを目指すことができる
フランクリン・プランナー手帳のデメリット
ガイドを読み込んだり、セミナーを受けたり、使いこなすにはそれなりの知識が必要
時間だけでなく、人間関係や家族関係までを管理するので、だんだん窮屈になってくる
フランクリン・プランナー手帳を100%活用しようとすると、ものすごくストイックな生き方が求められます。
自分の価値観から生まれた目標を達成するためには当たり前のことなのですが、疲れて家に帰ってきて、テレビをつけて、ついつい見はじめちゃって、今日やるべきことを先送りにすると、ものすごい自己嫌悪感に陥ります。
いきなり全機能を使おうとするのではなく、まずは自分が必要な機能だけを使って、少しずつ使い方を洗練させていく。
私は、朝30分早く会社に行って、朝礼までに今日一日やることと、その日のタイムスケジュールを記入します。
絶対にその通りにはならないのですが、時間を意識することで、ムダな残業や打ち合わせが少なくなりました。
ちょっとお値段高めですが、使う人に合わせて、ざっくりとしたスケジュール管理から、生き方までをも管理できる。
フランクリン・プランナー手帳は、使っているうちに様々な機能が使えるようになっていき、使えるようになればなるほど、自分のタイム・マネジメント能力を高めていくことができるだけでなく、理想の自分を叶えることができる手帳です。
そろそろ来年の手帳を考える季節。
ワンランク上のタイム・マネジメントをしたいなら、フランクリン・プランナー手帳が絶対オススメです。
